6. Presentación y notificación de material escrito

Todos los documentos y otros materiales que se presenten formarán parte del expediente y estarán sujetos a divulgación pública.

1. 1. Presentación electrónica. La División de Recursos Civiles utiliza el sistema DAB E-File en todos los casos en los que un Juez de lo contencioso administrativo debe escuchar testimonios y dictar sentencia.
      1. Se requiere la presentación electrónica. Todas las partes deben utilizar el sistema DAB E-File para presentar todos sus documentos ante la División de Recursos Civiles y el Juez de lo Contencioso Administrativo.
         1. Exención. Para solicitar una exención del requisito de utilizar el sistema DAB E-file, la parte debe llamar o enviar un correo electrónico al abogado de la División de Recursos Civiles asignado al caso, cuyo nombre e información de contacto serán proporcionados en el Auto de acuse de recibo y audiencia preliminar del Juez de lo contencioso administrativo o en una carta de acuse de recibo de la División de Recursos Civiles. La directora de la División de Recursos Civiles o la persona designada por esta confirmará la exención por escrito.
         2. Presentaciones voluminosas. El sistema DAB E-File acepta archivos de hasta 10 megabytes (MB). Si la presentación de una parte es más voluminosa que 10 MB, debe dividirla en archivos más pequeños y presentar cada uno de ellos en forma separada utilizando un sistema de etiquetado claro (por ej., Pr. D. 1, Parte 1; Pr. D. 1, Parte 2). Un Juez de lo contencioso administrativo no otorgará una exención al requisito de la presentación electrónica simplemente porque una parte espera realizar presentaciones voluminosas.
         3. Presentación de copias adicionales ante la División de Recursos Civiles. Un Juez de lo contencioso administrativo puede ordenar que las partes entreguen copias adicionales impresas de sus presentaciones ante la División de Recursos Civiles. Si es requerido, las partes deben enviar por correo la copia impresa a la dirección que aparece en el párrafo (b) de esta sección. La copia adicional impresa debe ser idéntica a la presentación que las partes presentaron electrónicamente por medio del DAB E-File o, si se ha otorgado una exención, a la presentación original en papel. Las partes deben referirse al Auto de acuse de recibo y audiencia preliminar del Juez de lo contencioso administrativo para determinar si este requisito se aplica a un caso en particular.
      2. Sitio del sistema DAB E-File. Para ingresar al sistema DAB E-File, vaya a https://dab.efile.hhs.gov/.
      3. Registro. Las partes o sus representantes deben registrarse como usuarios del sistema DAB E-File. Si una parte tiene más de un representante, cada representante debe registrarse por separado para usar el sistema DAB E-File en nombre y representación de la parte. Para registrarse como usuario del sistema DAB E- File, vaya a https://dab.efile.hhs.gov/, haga clic sobre “Registro”, ingrese la información requerida en el formulario Registro de cuenta nueva y luego haga clic sobre “Registro de cuenta” en la parte inferior del formulario. Se invita a las partes a utilizar una cuenta de correo electrónico a la que acceden con frecuencia ya que todas las notificaciones del caso serán enviadas por correo electrónico a las partes.
      4. Notificación electrónica de documentos. Las partes que utilizan el sistema DAB E-File deben aceptar la notificación electrónica de todos los documentos relacionados con el caso, incluso aquellos provenientes de las partes opositoras o del Juez de lo contencioso administrativo. El DAB E-File enviará automáticamente por correo electrónico a las partes una notificación cuando un documento o un grupo de documentos haya sido subido en relación con el caso. La notificación incluirá un enlace para acceder a los documentos que recién fueron subidos. Las partes son las responsables de verificar que las notificaciones automáticas enviadas por el DAB E-File por correo electrónico no sean bloqueadas por los filtros de spam u otros.
      5. Obligación continua de notificar a la parte opositora. La utilización del DAB E-File no libera a la parte que realiza la presentación de su obligación de notificar el documento presentado electrónicamente a las otras partes si la parte opositora fue eximida de la presentación electrónica. El párrafo 6(c) de esta sección proporciona las instrucciones para la correcta notificación de documentos.
      6. Fecha de presentación. Se considera que un documento ha sido presentado en un día dado si el mismo es subido al DAB E-File antes de las 11:59 p.m. hora el este (inclusive), de dicho día.
      7. Presentación de una petición de audiencia. Para presentar una nueva petición de audiencia, la parte peticionante debería iniciar sesión en DAB E-File (después de registrarse siguiendo los procedimientos estipulados en el subpárrafo (iii), arriba), haciendo clic sobre “Presentar nueva apelación” y seleccionar “División de Recursos Civiles” cuando así se lo requiera. La parte peticionante luego debe completar la información que se le solicite y subir los documentos que se le soliciten. La parte peticionante no debe presentar anexos o pruebas junto con una solicitud de audiencia, salvo la notificación de acción adversa según se especifica en el Artículo 2 de los CRDP.
      8. Presentación de escritos, pruebas, respuestas u otros documentos. Cuando un Juez de lo contencioso administrativo ordena a una parte presentar un escrito, una prueba u otros documentos, dicha parte o el representante registrado ante DAB E-File deberá iniciar sesión en DAB E-File y completar lo que sigue:
         1. Acceder al caso. Encuentre la información pertinente al caso y la lista de documentos haciendo clic sobre “Administrar las apelaciones existentes” en el lado izquierdo de la pantalla, luego ingrese el número de expediente o el nombre de la parte no federal donde así se lo requiera y haga clic sobre “Buscar”. Si aparece el caso correcto en los resultados de la búsqueda, haga clic sobre el número de expediente para acceder a la información y a la lista de documentos del caso.
         2. Petición de acceso al caso. Si su caso no aparece entre los resultados de su búsqueda bajo “Gestión de apelaciones existentes”, debe solicitar el acceso al caso. El acceso a los casos en el sistema DAB E- File está limitado a las partes y a sus representantes autorizados. Si una de las partes tiene más de un representante autorizado, cada uno de esos representantes debe solicitar acceso independientemente. Haga clic sobre “Petición de acceso al caso” en el lado izquierdo de la pantalla, ingrese el número de expediente y revise la casilla donde se certifica que el solicitante es una de las partes o un representante de una de las partes en el caso que se ha solicitado. Si la parte o el representante de la parte no ha notificado su comparecencia en el caso, también debe subir una notificación de comparecencia. Para hacerlo, haga clic sobre “Elegir archivo”, luego busque y seleccione el archivo apropiado para subir al DAB E-File. Haga clic sobre “Continuar”, luego haga clic sobre el nombre del archivo del documento para obtener la vista preliminar de comparecencia que pasará a formar parte del expediente oficial. Si el solicitante necesita introducir modificaciones, lo puede hacer haciendo clic sobre “Editar Petición”. Una vez que introduzca las modificaciones, haga clic sobre “Presentar solicitud”. Las solicitudes de acceso se otorgarán o denegarán en dos días hábiles. La división se comunicará con usted si surge alguna pregunta sobre la solicitud. El solicitante recibirá una notificación por correo electrónico cuando se otorgue o deniegue el acceso.
         3. Subir un documento. Haga clic sobre “Subir un nuevo documento” que aparece directamente abajo de la información del caso y arriba de la lista de documentos del caso. Seleccione el tipo de documento apropiado (escrito, respuesta, prueba, etc.), proporcione una descripción breve o el título del documento específico que subirá (Escrito del demandante, Moción, Pr. D. 1, etc.), haga clic sobre “Seleccionar archivo”, luego encuentre y seleccione el archivo apropiado que subirá al DAB E-File. Una vez seleccionado el archivo, haga clic sobre “Continuar”, luego haga clic sobre el nombre del archivo del documento para obtener una vista preliminar que formará parte del expediente oficial. Cuando haya comprobado que todo es correcto, haga clic sobre “Subir”. Entonces el documento se archivará y formará parte del expediente electrónico.
            1. El DAB E-File acepta tipos de documentos estándar, inclusive, pero sin limitación, Adobe PDF, Microsoft Word y archivos de imágenes JPEG. La División de Recursos Civiles prefiere archivos PDF con capacidad de búsqueda.
         4. Carga de múltiples documentos. Para subir múltiples documentos, siga las instrucciones en el subpárrafo (3), pero no seleccione “Continuar”. En su lugar, seleccione “Subir otro documento”, que aparece en la parte inferior izquierda de los campos de información. Siga utilizando “Subir otro documento” hasta que haya subido todos los documentos al DAB E-File, luego haga clic sobre “Continuar” para obtener una vista previa de los documentos. Una vez que haya comprobado que todos los documentos han sido seleccionados, haga clic sobre “Subir” y todos los documentos serán presentados al mismo tiempo y pasarán a formar parte del registro electrónico.
         5. Se requiere hacer clic sobre “Subir”. Todas las partes deben hacer clic sobre “Subir” para poder presentar un documento. Seleccionar simplemente el documento en su computadora y hacer clic sobre “Continuar” no es suficiente para presentar tal documento. Todas las partes, incluida la parte que sube el documento, recibirán una notificación automática por correo electrónico una vez que el documento se haya presentado con éxito. Las partes deberían verificar la recepción de dicho correo electrónico y revisar su contenido a fin de asegurarse que han presentado adecuadamente el documento.
      9. Firmas electrónicas. La utilización del DAB E-File para presentar un documento cumple con todos los requisitos de firma aplicables a la parte o al representante que realizó la presentación. La copia electrónica de un documento de autoría de una persona que no sea el representante de la parte —por ejemplo, una declaración jurada o una declaración de un testigo— debe estar en un formato electrónico (por ej., PDF) que capture la firma física real.
      10. Se prohíbe enviar documentos por correo electrónico. Se prohíbe la presentación de documentos por correo electrónico fuera del sistema DAB E-File. No se requiere el envío de una copia de cortesía por correo electrónico al asesor jurídico interno asignado de ningún documento presentado a través de DAB E-File.
      11. Resolución de problemas. Si usted experimenta problemas técnicos cuando utiliza el DAB E-File, por favor, comuníquese con el personal de apoyo técnico del DAB E-File al número de teléfono (202) 565-0146 o por correo electrónico a mailto:[email protected]. Las solicitudes de asistencia realizadas después de las 4:00 p.m. hora del este no serán atendidas hasta el siguiente día hábil.
      12. Prórrogas por cuestiones técnicas. El Juez de lo contencioso administrativo no otorgará automáticamente una prórroga del plazo requerido para realizar una presentación si una de las partes tiene problemas para utilizar el sistema DAB E-File. Las partes deben demostrar causa válida para solicitar una prórroga debido a problemas como esos. La imposibilidad de una parte de navegar por el sistema DAB E-File cuando este funcione correctamente o por problemas individuales para subir los documentos, por lo general, no se considerará una causa válida para prorrogar un plazo de presentación. Las partes deben familiarizarse con DAB E-File con anterioridad al vencimiento de las fechas para las presentaciones.
   2. Presentación por correo o por entrega privada si se otorga una exención. Solo después de recibir por escrito una exención de presentación electrónica, las presentaciones pueden ser realizadas por correo de los EE. UU. o por servicio de entrega urgente. No se aceptarán entregas por mensajero o mensajería. No se aceptará la presentación de documentos por medio de facsímil salvo que la misma sea autorizada por el Juez de lo contencioso administrativo con antelación. e prohíbe la presentación de documentos por correo electrónico fuera del sistema DAB E-File.

El domicilio para la presentación de documentos y para la entrega de cualquier correspondencia a la División de Recursos Civiles en relación con un caso es:

Junta Departamental de Apelaciones
División de Recursos Civiles, MS
6132 330 Independence Avenue, SW
Cohen Building, Room G-644
Washington, D.C. 20201

Se considera que el material por escrito ha sido presentado cuando es entregado al correo de los EE. UU. o a un servicio de entrega urgente, como FedEx.

3. 3. Entrega de material por escrito. Una parte que presente un documento ante la División de Recursos Civiles debe, en el momento de la presentación, entregar una copia a las otras partes del caso, según los siguientes requisitos:
      1. Si todas las partes utilizan el DAB E-File, la entrega a las demás partes se efectúa subiendo la presentación al DAB E-File. Las partes que utilizan el DAB E-File prestan su consentimiento para realizar las entregas a través del DAB E-File. Cada parte recibirá una notificación automática por correo electrónico cuando se haya subido una nueva presentación en el caso.
      2. Si una parte ha sido eximida de utilizar el DAB E-File, entonces:
         1. la parte opositora debe enviar por correo a la parte eximida de la presentación electrónica una copia de todas las presentaciones y deberá incluir un certificado de notificación con sus presentaciones; y
         2. cuando se realiza una presentación, la parte eximida de la presentación electrónica debe enviar por correo una copia por escrito de su presentación a la División de Recursos Civiles y a la parte opositora.